Dernière mise à jour : 26 octobre 2026
Ces conditions s’appliquent entre Gautier VDO (« Ovae ») et tout·e professionnel·le qui crée un compte (« le Client »). La clientèle d’un institut qui réserve en ligne n’a pas de compte : sa relation est avec l’institut.
Ovae fournit une page de réservation, un agenda, un fichier clients, des outils d’encaissement et de facturation, et l’envoi de messages, accessibles en ligne. Les fonctions décrites ci-dessous peuvent être activées ou réglées par le Client dans ses réglages ; leur disponibilité dépend de la formule.
Quand le Client active le parrainage, chacun de ses clients dispose d’un code personnel et d’un lien à partager. Le code ne peut être utilisé que par une personne qui n’est encore jamais venue à l’institut, une seule fois ; une personne venue grâce à un client ne peut pas, à son tour, parrainer ce même client (pas de parrainage à l’envers). Quand cette nouvelle personne vient à son premier rendez-vous, les deux gagnent des points, selon le barème fixé par le Client.
Les points ne sont jamais remis à zéro. Ils servent uniquement à obtenir une réduction sur une prochaine réservation, au choix du client, dans les limites fixées par le Client : valeur du point, réduction maximale par rendez-vous, prestations exclues. Ils n’ont aucune valeur en argent, ne sont ni remboursables ni cessibles, et restent attachés à l’institut qui les a donnés. Les points utilisés sont retirés du solde ; ils sont rendus si le rendez-vous est annulé, refusé, supprimé ou manqué. Un rendez-vous manqué ne rapporte aucun point.
Les pierres (Perle, Améthyste, Saphir, Diamant) dépendent du nombre de parrainages réussis dans l’année du programme, qui court de la date anniversaire de la première visite à la suivante. La pierre atteinte reste acquise toute l’année suivante ; le compteur de parrainages repart ensuite à zéro, sans effet sur les points déjà gagnés. Le Client fixe les seuils et les avantages de chaque pierre et peut modifier son programme ou y mettre fin ; quand le programme est arrêté, plus aucun point n’est gagné, mais les points déjà gagnés restent utilisables pendant un mois après l’arrêt ; la date limite est affichée dans l’espace de chaque client.
Le Client peut envoyer des SMS d’offres à sa clientèle. Seules les personnes qui ont donné leur accord (case à cocher lors de la réservation, ou interrupteur de leur espace client) peuvent les recevoir ; le Client ne peut pas en ajouter d’autres. Chaque SMS contient une mention de désinscription « STOP », ajoutée automatiquement ; une désinscription est prise en compte sans délai : depuis l’espace client pour cet institut, par STOP pour tous les instituts utilisant Ovae. Aucun SMS d’offre n’est envoyé le dimanche, les jours fériés, avant 8 h ou après 20 h (heure de l’institut) : l’envoi est alors reporté au prochain créneau autorisé. Le Client reste responsable du contenu de ses messages et du respect des règles de la prospection commerciale (article L34-5 du code des postes et des communications électroniques).
Les SMS de campagne sont vendus par packs, à part des SMS de rappel inclus dans la formule : 100 SMS pour 7 € HT, 500 SMS pour 30 € HT, 1 000 SMS pour 50 € HT. Ils s’achètent uniquement depuis l’espace pro sur le site, sont payés d’avance et crédités dès le paiement validé (facture envoyée par e-mail). Un message long compte pour plusieurs SMS ; le nombre exact est affiché avant chaque envoi. Les SMS d’une campagne annulée ou qui n’ont pas pu partir sont recrédités. Les SMS achetés ne sont pas remboursables mais restent utilisables tant que le compte est ouvert.
Le Client peut enregistrer des ventes de produits (seules ou avec un rendez-vous). Elles sont facturées à part et inscrites dans la caisse sécurisée comme ventes de marchandises, distinctes des prestations. Le suivi du stock est indicatif et ne remplace pas l’inventaire du Client.
Selon la formule, Maé répond aux questions sur l’activité du Client (lecture seule), l’aide à rédiger ses textes et ses SMS, et prépare des actions (rendez-vous, notes, prestations, réglages). Rien n’est enregistré sans la confirmation du Client, et Maé n’encaisse jamais. Ses propositions sont des suggestions : le Client les vérifie avant de les utiliser.
L’inscription est réservée aux professionnel·les immatriculé·es (SIRET valide). Le Client garantit l’exactitude de ses informations. Un essai gratuit de 14 jours est proposé, sans engagement.
Trois formules sont proposées : Essentiel (15 € HT par mois), Pro (29 € HT par mois, 150 SMS inclus par mois) et Premium (49 € HT par mois, 300 SMS inclus par mois). Le contenu de chaque formule est détaillé sur la page d’accueil et dans l’espace pro. Les SMS inclus non utilisés ne sont pas reportés au mois suivant ; une fois le volume atteint, les messages sont envoyés par e-mail. L’abonnement est payable d’avance, sans engagement de durée ; il peut être résilié à tout moment avec effet à la fin de la période en cours. Aucune commission n’est prélevée sur les prestations du Client ; seuls les frais du prestataire de paiement s’appliquent aux paiements en ligne.
Les prix sont indiqués hors taxes. L’abonnement et les packs SMS sont payés par carte via Stripe, le jour de la souscription puis à chaque échéance mensuelle. En cas de retard de paiement, des pénalités sont dues de plein droit au taux de trois fois le taux d’intérêt légal, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (articles L441-10 et D441-5 du code de commerce). À la fin de l’essai gratuit, rien n’est prélevé automatiquement : l’accès à l’espace pro est suspendu jusqu’au choix d’une formule.
Le Client est seul responsable du contenu de sa page, de ses prix, de ses prestations, de ses factures (mentions, conservation) et de sa relation avec sa clientèle, y compris le respect du droit de la consommation et de la protection des données.
Pour les données de sa clientèle, le Client est responsable de traitement et Ovae sous-traitant (article 28 du RGPD). Le présent article vaut accord de traitement.
Objet et durée : fournir le service décrit à l’article 1, pendant toute la durée du contrat. Nature et finalités : hébergement, enregistrement, consultation, envoi de messages, encaissement et facturation pour le compte du Client (prise de rendez-vous, rappels, fichier clients, caisse, fidélité, campagnes SMS acceptées, paiements en ligne). Personnes concernées : clientèle du Client, personnes qui achètent ou reçoivent un bon cadeau, membres de son équipe. Données : celles listées dans la politique de confidentialité (identité, coordonnées, rendez-vous, notes, photos, achats et règlements, points de fidélité, accord pour les SMS d’offres). Ovae ne demande aucune donnée de santé ; le Client s’engage à n’en saisir que si elles sont nécessaires au soin.
Instructions : Ovae ne traite ces données que sur instruction documentée du Client (les présentes conditions et ses réglages), y compris pour les transferts hors de l’Union européenne, et l’informe sans délai si une instruction lui paraît contraire au RGPD. Confidentialité et sécurité : les personnes autorisées à accéder aux données sont tenues à la confidentialité ; Ovae applique les mesures décrites dans la politique de confidentialité (chiffrement des échanges, accès réservés, sauvegardes, journal des accès d’administration).
Sous-traitants ultérieurs : le Client autorise le recours aux sous-traitants listés dans la politique de confidentialité. Ovae l’informe par e-mail au moins 30 jours avant tout ajout ou remplacement ; le Client peut s’y opposer dans ce délai et, à défaut d’accord, résilier son abonnement sans frais. Ovae impose à chaque sous-traitant les mêmes obligations de protection et reste responsable de leur respect. Les transferts hors de l’Union européenne sont encadrés par une décision d’adéquation (dont le Data Privacy Framework) ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
Assistance : Ovae aide le Client, par les outils du service (export, rectification, suppression d’une fiche) et sur demande, à répondre aux demandes d’exercice des droits, à assurer la sécurité, à réaliser une analyse d’impact et à consulter la CNIL si besoin. Violation de données : Ovae notifie au Client toute violation de données le concernant sans retard injustifié et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations dont elle dispose, pour lui permettre de prévenir la CNIL dans les 72 heures.
Fin du contrat : le Client peut exporter ses données à tout moment. Après la suppression du compte, Ovae efface les données de sa clientèle, et celles des sauvegardes au plus tard 30 jours après, sauf ce que la loi impose de garder (journal de caisse : article 6). Audits : Ovae met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations et permet des audits, y compris des inspections, par le Client ou un auditeur qu’il mandate, sur préavis de 30 jours, au plus une fois par an sauf violation de données, aux frais du Client.
Les encaissements enregistrés dans Ovae (rendez-vous encaissés, bons cadeaux vendus, acomptes reçus, ventes de produits) sont inscrits dans un journal de caisse sécurisé, clôturé chaque jour, mois et année et archivé, conformément au 3° bis du I de l’article 286 du code général des impôts. Ovae ne modifie ni ne supprime jamais une opération : une erreur se corrige par une opération d’annulation, l’opération d’origine restant visible. Chaque ligne est chaînée à la précédente et signée électroniquement : une modification faite en dehors de l’application serait détectée.
Le journal est conservé six ans après la fin de l’année de chaque opération, puis effacé, y compris après la suppression du compte. Avant toute suppression du compte, une archive signée de tout l’historique est produite ; si elle ne peut pas l’être, le compte n’est pas supprimé. Le Client télécharge ses archives depuis Réglages → Caisse sécurisée et les conserve de son côté ; après la suppression du compte, Ovae les lui remet sur demande à l’adresse de contact ci-dessous.
L’attestation individuelle de l’éditeur n’a de valeur que si son volet 2 est complété et signé par le Client. Le Client reste responsable d’enregistrer dans Ovae tous ses encaissements, de déclarer le bon régime de TVA (Réglages → Facturation) et de ses déclarations fiscales.
Ovae s’efforce d’assurer un accès continu mais peut interrompre le service pour maintenance. Sa responsabilité est limitée aux dommages directs et plafonnée aux sommes versées par le Client sur les douze derniers mois.
Ovae peut suspendre un compte en cas de manquement grave (fraude, contenu illicite, impayé) après information du Client, sauf urgence. Le Client peut supprimer son compte à tout moment depuis ses réglages ; le journal de caisse est alors conservé comme indiqué à l’article 6.
En cas d’impayé, le Client est relancé par e-mail ; à défaut de régularisation sous 15 jours, l’accès peut être suspendu, ses données restant exportables pendant la suspension. Si Ovae décide d’arrêter le service, il prévient le Client au moins 3 mois à l’avance et lui permet d’exporter toutes ses données.
Le Client peut à tout moment exporter ses données depuis ses réglages (fiches clients et rendez-vous, factures, archives de caisse signées). Il peut demander à Ovae, par e-mail, de l’aider à passer vers un autre logiciel ou vers ses propres outils, avec un préavis d’un mois au plus. Pendant les 30 jours qui suivent, Ovae maintient le service, l’aide raisonnablement dans la migration et lui remet, dans un format courant et lisible par machine, toutes les données qu’il a saisies ou générées (clients, rendez-vous, prestations, factures, ventes, bons cadeaux, points de fidélité, journal de caisse). Les données restent accessibles 30 jours après cette période, puis sont effacées, sauf le journal de caisse conservé comme indiqué à l’article 6. Ce changement est gratuit.
Les présentes conditions sont soumises au droit français. En cas de litige, les parties recherchent d’abord une solution amiable pendant 30 jours (écrire à l’adresse ci-dessous). À défaut, le litige est porté devant le tribunal compétent selon les règles de droit commun ; lorsque les deux parties sont commerçantes, devant le tribunal de commerce du lieu du siège de l’éditeur.
Ovae peut faire évoluer le service et ces conditions. Toute modification des prix ou des conditions est annoncée par e-mail et dans l’espace pro au moins 30 jours avant son entrée en vigueur ; le Client qui la refuse peut résilier avant cette date, sans frais. La version applicable est celle publiée sur cette page, avec sa date.
Contact : bonjour@ovae.app