Dernière mise à jour : 30 octobre 2026
Ovae est un logiciel de réservation et de gestion pour les professionnel·les de la beauté. Cette page explique quelles données sont traitées, pourquoi, combien de temps, et comment exercer vos droits (Règlement européen 2016/679 « RGPD » et loi Informatique et Libertés).
Données des professionnel·les (compte, entreprise, abonnement) : Gautier VDO, 738 rue de l'anse à la barque 97180 SAINTE-ANNE, est responsable de traitement (contact : confidentialite@ovae.app).
Données de la clientèle d’un institut (réservations, fiches clients, notes, photos) : le ou la professionnel·le est responsable de traitement ; Ovae agit comme sous-traitant (article 28 du RGPD) et ne traite ces données que pour fournir le service, selon les conditions générales qui valent accord de traitement.
| Qui | Données | Finalité | Base légale |
|---|---|---|---|
| Professionnel·les | Nom, e-mail, mot de passe (chiffré), entreprise (forme, SIRET, adresse, TVA), réglages, contenus de la page | Créer et faire fonctionner le compte, facturer l’abonnement, assistance | Contrat ; obligations légales (comptabilité) |
| Clientèle d’un institut | Prénom, nom, téléphone, e-mail, rendez-vous, message et photos facultatifs ; ajoutés par le pro : date de naissance, adresse, Instagram, photo, notes | Gérer les rendez-vous, envoyer confirmations et rappels, proposer par e-mail un créneau plus tôt (si la personne l’a demandé), relancer par e-mail un client qui n’est pas revenu depuis un moment (désinscription en un clic dans chaque message), l’inviter par e-mail le lendemain de sa visite à laisser un avis Google (une seule fois), envoyer par SMS les offres de l’institut aux seules personnes qui l’ont accepté (date de l’accord gardée ; désinscription par STOP ou depuis l’espace client ; après un STOP, la fin du numéro et la date sont gardées pour ne plus jamais lui envoyer d’offre sans nouvel accord), gérer le programme fidélité et le parrainage si l’institut le propose (code personnel, personne qui a recommandé, points gagnés et utilisés), tenir le fichier clients, les ventes (prestations et produits) et les factures du pro | Mesures précontractuelles / contrat avec l’institut ; intérêt légitime du pro (fichier clients, relances de sa propre clientèle) ; consentement pour les offres par SMS |
| Tous | Cookie de session, adresse IP des tentatives (anti-abus), journaux techniques | Sécurité, connexion, protection contre les robots | Intérêt légitime |
| Personnes qui écrivent au WhatsApp d’assistance | Numéro, nom affiché dans WhatsApp, messages ; pour un pro qui relie son WhatsApp : le lien avec son compte | Répondre aux questions (assistant automatique et équipe Ovae) | Intérêt légitime ; contrat pour les pros |
| Personnes qui exercent leurs droits | Nom, e-mail, téléphone et précisions facultatifs | Traiter la demande et en garder la preuve | Obligation légale |
| Clientèle d’un institut (encaissements) | Date, prestations, montants, moyen de paiement, nom de la personne qui paie ou achète un bon cadeau | Tenir le journal de caisse sécurisé du pro (enregistrement inaltérable, clôtures, archives) | Obligation légale du pro (article 286 du code général des impôts) |
| Équipe d’un institut | Prénom, nom, photo, horaires, rendez-vous attribués | Organiser le planning et la réservation | Intérêt légitime du pro |
| Bénéficiaire d’un bon cadeau | Prénom, e-mail, message de l’acheteur | Envoyer et utiliser le bon | Contrat (achat du bon) |
| Clientèle d’un institut (carte enregistrée) | Carte conservée par Stripe (jamais par Ovae), texte de l’autorisation acceptée et sa date | Garantir le rendez-vous et, sur décision du pro, prélever l’indemnité d’absence acceptée | Contrat |
| Professionnel·les (moyens de paiement) | IBAN, identifiant Wero, lien PayPal.Me | Les afficher à leur clientèle pour être payés | Contrat |
Aucune donnée n’est vendue ni utilisée pour de la publicité. Les données de santé ne sont pas demandées ; si un·e client·e en indique (allergie dans un message, par exemple), elles ne servent qu’à la réalisation du soin.
Aucune donnée n’est gardée « pour toujours ». Les durées ci-dessous sont appliquées automatiquement chaque nuit.
| Donnée | Durée |
|---|---|
| Compte professionnel | Tant que le compte est ouvert. Supprimé immédiatement à la demande (Réglages → Mon compte). Compte d’essai jamais abonné : effacé 12 mois après la fin de l’essai. |
| Fiches clients, rendez-vous, photos d’inspiration | Effacées automatiquement 1, 2 ou 3 ans après le dernier rendez-vous, selon le choix du pro (3 ans par défaut). Le pro peut supprimer une fiche à tout moment. Photos d’une réservation qui n’a pas abouti (paiement abandonné) : effacées sous 2 jours. |
| Factures et ventes de produits | 10 ans (article L123-22 du Code de commerce) ; le pro doit les exporter avant de supprimer son compte. |
| Journal de caisse sécurisé et ses archives | 6 ans après la fin de l’année de chaque opération, puis effacés (obligation fiscale : article 286 du code général des impôts, article L102 B du livre des procédures fiscales), y compris après la suppression du compte ou d’une fiche client. Ces données ne sont jamais modifiées. |
| Copies des e-mails et SMS envoyés | 12 mois |
| Captures d’écran envoyées à l’assistant d’aide | 30 jours, sauf si elles sont jointes à une demande transmise à l’équipe Ovae (gardées alors avec la demande) |
| Appels avec l’assistant à la voix | La voix n’est pas enregistrée ; la transcription est gardée 30 jours chez ElevenLabs, et le temps de la session dans le chat de l’espace pro |
| Messages échangés avec l’assistant sur WhatsApp | 30 jours (le numéro et sa liaison au compte : 12 mois après le dernier message) |
| Codes de vérification SMS | 24 heures |
| Données anti-abus (adresse IP des tentatives de connexion, d’inscription, de réservation) | 48 heures |
| Journal des actions de l’équipe Ovae | 12 mois |
| Demandes d’exercice de vos droits | 3 ans après la réponse (preuve du traitement) |
| Sauvegardes de la base | 30 jours (une donnée effacée disparaît donc aussi des sauvegardes au plus tard 30 jours après) |
| Bons cadeaux (acheteur, bénéficiaire, message) | Tant que le bon peut servir, puis avec les données de caisse (montants) et les factures |
| Notifications de l’espace pro | 12 mois |
| Paiements par carte non aboutis (abandonnés, expirés, refusés) | 30 jours |
| Cookie de connexion | 30 jours sur le site, 90 jours dans l’app iPhone et dans l’espace client (12 heures pour l’administration) |
Les données sont accessibles au seul professionnel concerné et, pour l’assistance technique, à l’équipe Ovae. Sous-traitants techniques : Vercel (hébergement et mesure d’audience anonyme sans cookie, États-Unis — clauses contractuelles types de la Commission européenne), Neon (base de données), Supabase (images, et sauvegardes de la base dans un espace privé chiffré au repos), et, lorsqu’ils sont activés, un prestataire d’envoi de SMS / e-mails (Brevo, France), de paiement (Stripe) et l’assistant d’aide de l’espace pro (Anthropic, intelligence artificielle Claude, États-Unis — clauses contractuelles types : il reçoit les questions posées, les captures d’écran jointes et, pour y répondre, des informations du compte comme les rendez-vous, avec le prénom et l’initiale des clients ; il ne modifie rien) ainsi que, pour l’assistant à la voix, ElevenLabs (États-Unis, clauses contractuelles types : il reçoit la voix pendant l’appel, sans l’enregistrer, et garde la transcription 30 jours) et, lorsque le pro encaisse par carte avec SumUp (app iPhone ou terminal SumUp relié), SumUp (qui reçoit le montant, l’intitulé de la prestation et, pour envoyer le reçu depuis l’app, l’e-mail du client s’il est connu) ou, pour un lien de paiement réglé par le client sur son téléphone, un acompte payé par carte ou une carte enregistrée en garantie à la réservation, Stripe (qui reçoit le montant, l’intitulé de la prestation, le nom et l’e-mail du client s’il l’a indiqué, et les données de paiement saisies par le client ; la carte enregistrée est conservée par Stripe, jamais par Ovae, et sert seulement à prélever l’indemnité d’absence décidée par le professionnel) et, pour l’assistance sur WhatsApp, Meta (WhatsApp Business, qui transmet les messages échangés avec le numéro d’assistance Ovae). Lorsque la photo de profil Instagram d’un·e client·e est récupérée à la demande du pro, seule l’image publique du compte est enregistrée. Également : 360dialog (Allemagne), qui fait le lien technique avec WhatsApp ; Apple (États-Unis, Data Privacy Framework), qui achemine les notifications de l’app iPhone Ovae Pro (texte de la notification : prénom du client, horaire) ; et, seulement quand le pro récupère la photo de profil Instagram publique d’un client, le service unavatar.io, qui reçoit l’identifiant Instagram.
Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement, leur portabilité (un fichier), et vous opposer à leur traitement. Lorsque le traitement repose sur votre consentement (offres par SMS), vous pouvez le retirer à tout moment, sans effet sur ce qui a été fait avant. Vous pouvez aussi définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.
Où le demander : sur la page Mes données (formulaire), ou par e-mail à confidentialite@ovae.app. Nous répondons sous un mois au plus tard ; si la demande est complexe, ce délai peut être prolongé de deux mois, et nous vous prévenons dans le premier mois. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité.
Sans réponse satisfaisante, vous pouvez saisir la CNIL : cnil.fr/plaintes.
Connexion chiffrée (HTTPS), mots de passe chiffrés, photos d’inspiration et photos de clients accessibles uniquement au professionnel concerné, sauvegardes de la base, accès administrateur journalisé.